همان‌طور كه در هفته‌هاي گذشته هم گفتيم، فناوري اطلاعات ساختماني است شكل گرفته از بلوك‌هايي به‌نام سيستم. اگر بخواهيم يك تايپيست باشيم، به يك رايانه نياز داريم. اگر بخواهيم يك گرافيست كامپيوتري باشيم، به يك رايانه نياز داريم. اگر بخواهيم يك محقق باشيم، به يك سري منابع نياز داريم. همين‌طور اگر بخواهيم يك تاجر باشيم، به يك محيط تجاري نيازمنديم، اما اگر بخواهيم يك انسان موفق باشيم، به يك روند يا روش نيازمنديم، يعني به چيزي بيشتر از ابزار. مثالي كه يكي از آموزگاران دوران كودكي مي‌زد، راهنماي خوبي براي درك سيستم است، او مي‌گفت: مداد و دفتر بدون استعداد نمي‌توانند باعث خوش خطي شوند، اما اگر هر كدام از آنها هم نباشند، نتيجه از بدخطي، بدتر است. ‌ ‌

يك سيستم نيز نيازمند تمام اجزاي لازم و مكمل است، به‌علاوه يك نيروي پيشرانه. تا امروز حتما با سيستم‌هاي اداري زمانگير و دردسرسازي مانند بانك يا ادارات مختلف سرو كار داشته‌ايد، اما تا امروز فكر كرده‌ايد كه چرا اين ادارات كه همه به رايانه هم مجهز هستند، بازهم براي انجام كار مشكل دارند؟ جواب اين مساله همان موضوع صحبت ماست؛ يعني سيستم‌هاي اطلاعاتي. ‌ ‌

درست كار نكردن سيستم‌هاي كاري به اشكال يا اشكالات آن سيستم برمي‌گردد كه البته ممكن است مشكل در جاي ديگري هم باشد، اما يافتن اين مشكل نيازمند يك پيش‌نياز است: يعني تحليل و تجزيه سيستم‌ها. اين كار درست مثل باز كردن سيستم رايانه است كه بايد در مراحل مختلفي اين كار انجام شود، آن هم بر طبق اصول خاص اما در تحليل سيستم‌هاي اطلاعاتي علاوه بر دانش و مهارت يك امر ديگر هم به نام خلاقيت لازم است. پس اگر فكر مي‌كنيد انسان خلاقي هستيد، همراه شويد تا وارد دنياي تحليل سيستم‌ها شويم.

 

گام اول خواستن

شايد اين مرحله را به ضرب‌المثل »خواستن توانستن است« بتوان ربط داد چون براي داشتن يك سيستم ابتدا و قبل از هر چيز بايد بخواهيم كه يك سيستم داشته باشيم و اگر نخواهيم، كاري هم صورت نمي‌گيرد و همه چيز در حد يك ايده باقي مي‌ماند. پس نياز اول براي اين خواستن توسعه است.

بهترين كار اين است كه ابتدا كاري كه سيستم انجام مي‌دهد، برنامه‌ريزي و سپس پياده‌سازي شود و البته چگونگي انجام كار به خود سيستم بستگي دارد و ساخت يك سيستم مي‌تواند به‌صورت نوبه‌اي (موردي(Ad hoc/‌ يا ساخت‌يافته ‌(Structured) باشند. ‌ ‌

سيستم‌هاي موردي به سيستم‌هاي كوچكي گفته مي‌شود كه براي محاسبه و كارهاي ساده آماده مي‌شوند، شايد چيزي شبيه دفترچه تلفن كه با استفاده از روش تقسيم بندي و تفكيك براي امر ساده‌اي مانند يافتن شماره تلفن به‌كار ‌مي‌رود. سيستم‌هاي ساخت‌يافته نيز براي كارهاي بزرگ و جدي‌تر به كارگرفته مي‌شود كه نمونه آن يك سيستم اداري و مالي و گزارش‌گيري مديريتي براي كنترل يك كارخانه مي‌تواند باشد، اما نقطه اشتراك هر دو اينها يك چيز است و آن اين‌كه اين سيستم در هر حال بايد درست‌ ‌باشد. ‌ ‌

اين صحت انجام كار بر آمده از خود سيستم است و اين هدف بايد در زمان تهيه سيستم مورد ارزيابي قرار گيرد. ‌ ‌

گام دوم هدف

پيش از آغاز به‌كار بايد بدانيم هدف چيست؟ يعني بايد بدانيم كه چه كاري مي‌خواهيم انجام دهيم؟ برنامه‌ريزي بدون هدف يعني يك دنبال هم چيدن كارها كه آنهم نه دليلي دارد و نه پاياني. اصولا اين هدف است كه به همه كارها و حركات و افعال ما معنا مي‌بخشد. اگر هدف نباشد چگونه مي‌توان فهميد كه كاركرد خوب بوده يا بد؟ ‌ ‌

براي اين‌كه بدانيد در اين امور تعيين دقيق هدف چه ميزان اهميت دارد، اين مثال را تصور كنيد. دو نفر با سرمايه يكسان از روي تصوير يك خانه شروع به ساخت خانه مي‌كنند؛ با اين تفاوت كه يكي نقشه‌اي براي خانه تهيه كرده است و ديگري ايده يك خانه رويايي را دارد، پس از مدت معيني كار هر دو مورد ارزيابي قرار مي‌گيرد . فكر مي‌كنيد نتيجه چيست؟ شخصي كه داري نقشه بود، صاحب خانه‌اي مطابق با مشخصات نقشه خواهد شد، اما فرد ديگر تمام سرمايه را تبديل به تلي از مصالح ساختماني مي‌كند. در حقيقت نقشه هم هدف بود و هم راهي براي رسيدن به هدف، اما يك تصوير ذهني دقيقا گوياي كيفيت نياز نيست و اين همان كيفيت يا صحت است.

براي ساخت يك سيستم اطلاعاتي ابتدا به يك سيستم ايده‌آل مفهومي براي كاري مشخص در كسب‌وكار نياز است. سپس اين مدل مفهومي مورد بحث قرار مي‌گيرد تا مفهوم دقيق به‌اضافه نيازهاي كاربران از آن مشخص شود در مرحله بعد اين نيازها به‌عنوان نقشه و راهكار تعيين مي‌شود تا آنها را براي اجرا، عملياتي كند. حال براي پياده‌سازي موضوع صحت عمليات بايد اين كاركرد بررسي شود، يعني اين كاركرد با اهداف و ايده اوليه سيستم مطابقت داده شود تا صحت عملكرد آن استخراج شود و البته در بين اين سيستم‌سازي كارهايي مانند تحليل تفصيلي و نيازسنجي كاربران بررسي مي‌گردد. ‌ ‌

‌ ‌راه درست

براي طراحي و تحليل سيستم، ممكن است روش‌هاي تجربي (مانند روش‌هايي كه بيشتر در توليد و مهندسي به‌كار مي‌رود) نيز به‌كار آيند. در اين روش‌ها هميشه سيستم به‌صورت ايده‌آل مطرح نيست و تنها كافي است كه نيازهاي اوليه را برآورد. در اين روش‌ها يك محصول توليد مي‌شود و بعد به قابليت‌هاي آن افزوده مي‌گردد، اما اين روش‌ها به‌دليل اين‌كه ابتدا يك مدل ساخته و بعد تغيير داده مي‌شود، در تحليل و طراحي سيستم‌هاي اطلاعاتي نمي‌تواند به‌كار رود چون اهداف آن محدود به زمان است و نيازهاي آينده را در نظر ندارد و انتخاب روش تحليل به خود تحليلگر مربوط ‌ ‌براي مطالعه بيشتر در اين زمينه مي‌توانيد به سايت زير مراجعه كنيد: ‌ ‌

http://www.lse.ac.uk/collections/informationSystems